jenis-jenis surat bisnis

1)    Surat Perkenalan

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.

Informasi tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :

(1) nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

(2) gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai

(3) pekerjaan/projek yang pernah ditangani

(4) harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

(5) khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri

Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor

Pokok Wajib Pajak (NPWP)

2)    Surat Permintaan Penawaran

Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli.

Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahuisecara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusundengan gaya yang menarik.

Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :

(1)  nama dan jenisbarang

(2)  cirri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitasdan lain-lain

(3)  harga satuan

(4)  potongan

(5)  brosur

(6)  cara pembayaran

(7)  cara penyerahan

(8)  kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis, garansi,   danlain- lain yang merupakanlayananpenjual (after sales service)

3)    Surat Penawaran

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang ataujasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan atas duamacam :

(1)   Penawaran atas inisiatif penjual

         Surat penawaran yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyaikedudukan yang lemah karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calonpembeli. Dari segi penyusunannya, surat penawaran atas inisiatif penjual lebihmenguntungkan karena di dalam surat ini penjual dapat dengan leluasamempromosikan barang atau jasa yang ditawarkannya.

(2)   Penawaan sebagai balasan surat permintaan penawaran.

         Penawaran yang merupakan balasan dari surat permintaan penawaran,isinya surat penawaran itu terikat dan terbatas hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.

Syarat surat penawaran yang harus dipenuhi :

a)     Bahasa surat harus menarik.

b)     Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yangditawarkan.

c)      Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentangsesuatu yangditawarkan.

d)     Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknyadilampiri gambar-gambar.

4)    Surat Pesanan dan Balasannya

Surat pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahuiinformasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugaspemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual.

Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dansopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjualuntuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :

1.     Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.

2.     Jurnlah atau banyaknya pesanan.

3.     Cara pembayann.

4.     Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.

5.     Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barangdiharapkan tiba).

5)    Surat Penerimaan Pesanan

Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu.

Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapatmemenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, danmamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perludikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjualmaupun bagi pemesan, yaitu :

(1)   Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual

(2)   Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain

(3)   Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelumbarang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.

(4)   Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)

6)    Surat Konfirmasi Pesanan

Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraansurat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasarhukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatanganpemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjualperlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.

Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktupenyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untukmemperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual.Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjualsebagai bukti otentik pesanan.

7)    Surat Penolakan Pesanan

Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukanpenolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.

Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaianmengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya carapembayaran yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaransecara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).

Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan duamaksud di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolaksatu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis denganbarang yang dipesan.

8)     Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang

            Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensidari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.

            Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengannasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungandagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membelibarang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi dari bank atauperusahaan lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeliapakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.

jenis-jenis surat

Jenis- jenis surat

Surat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :

a) Berdasarkan sifatnya

1. Surat pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.

2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.

3. Surat sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

4. Surat niaga / bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.

b) Berdasarkan wujud surat

1. Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.

2. Surat memorandum (memo) dan nota.

a. Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.

b. Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.

3. Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.

4. Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.

5. Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.

c) Berdasarkan keamanan isinya

1. Surat biasa, adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.

2. Surat rahasia, adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan 2 sampul. Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat yang dituju.

3. Surat sangat rahsia, adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.

4. Surat konfidensial, adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan

d) Berdasarkan banyaknya sasaran yang akan dicapai :

1. Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul.

2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.

3. Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.

e) Berdasarkan proses penyelesaian nya :

1. Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.

2. Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.

3. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.

JENIS-JENIS DOKUMEN

JENIS-JENIS DOKUMEN

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.

Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :

1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5. Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya .

.

a. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

KOMUNIKASI

haylowww,iha ngentry tentang pelajaran baru lagi nihhh hehe semoga bermanfaat yaa^^

komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Komunikasi dapat terjadi bila ada orang yang menyampaikan pesan atau komunikator dan orang yang menerima pesan atau komunikan, serta adanya isi pesan dan media untuk menyampaikan pesan

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

1. komunikator atau orang yang menyampaikan komunikasi
2. komunikan atau orang yang menerima pesan
3. pesan atau informasi yang akan disampaikan
4. media atau alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi
5. efek atau feed back

Keterampilan khusus yang harus dimiliki pelaku bisnis ketika berkomunikasi,yaitu :
 1. keterampilan membaca
 2. keterampilan mendengarkan
 3. keterampilan berbicara
 4. keterampilan menulis

beberapa faktor agar komunikasi berlangsung efektif, yaitu adanya keterpercayaan, pertalian, kepuasan, kejelasan, kesinambungan, dan konsistensi, kemampuan pihak penerima, dan saluran pengiriman berita

Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

1. SURAT adalah media komunikasi tertulis yang berisi perihal atau informasi yang disampaikan pihak lain untuk mendapat tanggapan
  KEGUNAAAN SURAT :
a. sebagai alat komunikasi tertulis
b. sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
c. sebagai alat bukti tertulis yang sah

2. LAPORAN adalah suatu bentuk penyampaian informasi data atau berita baik secara lisan maupun tertuli      FUNGSI LAPORAN :
a. sebagai bahan pertanggung jawaban
b. senagai alat menyampaikan informasi
c. debagai alat pengawasan


3. FORMULIR adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu didalamnya terdapat data atu informasi yang bersifat tetap
    FUNGSI FORULIR :
a. mencari suatu keterangan
b. menghimpun data yang sama
c. sebagai bukti fisik

Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

1.BERSIFAT PELAYANAN karna pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien


2. BERSIFAT TERBUKA DAN LUAS artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun


3. DILAKSANAKAN OLEH SEMUA PIHAK DALAM ORGANISASI karna pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun

jenis-jenis pekerjaan kantor

JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

1. Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada

2. Mencatat merupakan kegiatan tulis-menulis mngenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan

3. Mengolah merupakan kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna

4. Menggandakan merupaka kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebnyak jumlah yang diperlukan

5. Mengirim merupakan kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain

6. Menyimpan merupakan kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

7. Melakukan komunikasi merupakan kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung maupun menggunakan menggunakan media

8. Menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka

9. Pekerjaan lainnya merupakan kegiatan pelayanan tamu, kurir, dan petugas kebersihan kantor