jenis-jenis surat bisnis

1)    Surat Perkenalan

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.

Informasi tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :

(1) nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

(2) gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai

(3) pekerjaan/projek yang pernah ditangani

(4) harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual

(5) khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri

Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor

Pokok Wajib Pajak (NPWP)

2)    Surat Permintaan Penawaran

Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli.

Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahuisecara pasti keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusundengan gaya yang menarik.

Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :

(1)  nama dan jenisbarang

(2)  cirri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitasdan lain-lain

(3)  harga satuan

(4)  potongan

(5)  brosur

(6)  cara pembayaran

(7)  cara penyerahan

(8)  kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis, garansi,   danlain- lain yang merupakanlayananpenjual (after sales service)

3)    Surat Penawaran

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang ataujasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat penawaran dapat dibedakan atas duamacam :

(1)   Penawaran atas inisiatif penjual

         Surat penawaran yang dikirim oleh penjual atas inisiatifnya mempunyaikedudukan yang lemah karena surat jual itu belum tentu diharapkan oleh calonpembeli. Dari segi penyusunannya, surat penawaran atas inisiatif penjual lebihmenguntungkan karena di dalam surat ini penjual dapat dengan leluasamempromosikan barang atau jasa yang ditawarkannya.

(2)   Penawaan sebagai balasan surat permintaan penawaran.

         Penawaran yang merupakan balasan dari surat permintaan penawaran,isinya surat penawaran itu terikat dan terbatas hanya menerangkan hal-hal yang ditanyakan oleh calon pembeli.

Syarat surat penawaran yang harus dipenuhi :

a)     Bahasa surat harus menarik.

b)     Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yangditawarkan.

c)      Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentangsesuatu yangditawarkan.

d)     Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknyadilampiri gambar-gambar.

4)    Surat Pesanan dan Balasannya

Surat pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahuiinformasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugaspemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual.

Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dansopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjualuntuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :

1.     Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.

2.     Jurnlah atau banyaknya pesanan.

3.     Cara pembayann.

4.     Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.

5.     Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barangdiharapkan tiba).

5)    Surat Penerimaan Pesanan

Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu.

Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapatmemenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, danmamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perludikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjualmaupun bagi pemesan, yaitu :

(1)   Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual

(2)   Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain

(3)   Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelumbarang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.

(4)   Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi)

6)    Surat Konfirmasi Pesanan

Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraansurat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasarhukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatanganpemesan. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjualperlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.

Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktupenyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untukmemperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual.Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjualsebagai bukti otentik pesanan.

7)    Surat Penolakan Pesanan

Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukanpenolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.

Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaianmengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya carapembayaran yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaransecara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).

Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan duamaksud di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolaksatu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis denganbarang yang dipesan.

8)     Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang

            Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensidari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.

            Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengannasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungandagang dengan sebuah perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membelibarang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi dari bank atauperusahaan lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeliapakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.